Fonctionnement des licences
Comprendre les différents types de licences disponibles dans VetCoreSolution® et leur impact sur la gestion des accès.
1Les types de licences disponibles
VetCoreSolution® propose quatre types de licences utilisateur, chacune correspondant à un profil spécifique dans la clinique.
Vétérinaire
Permet d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités médicales : consultation, prescriptions, analyse, historique patient. C’est le rôle principal du planning vétérinaire.
Assistant / ASV
Donne accès aux fonctionnalités de gestion courante (rendez-vous, accueil, fiches clients...) mais restreint l’accès aux finances et à certains paramètres sensibles.
Une licence assistant est offerte automatiquement pour chaque licence vétérinaire.
Comptable
Réservé aux personnes en charge de la gestion comptable, ce rôle donne un accès direct aux documents financiers et rapports.
Logiciel externe
Permet de connecter un service tiers (ERP, BI, etc.) via l’API VetCoreSolution®.
Ces comptes ne peuvent que lire les données : aucune modification, ajout ou suppression n'est possible.
2Rôle de Gestionnaire
Chaque clinique doit avoir au moins un Gestionnaire. Ce rôle permet de gérer les utilisateurs, modifier les droits, accéder aux paramètres avancés, et administrer la structure.
Lors de la création de la clinique, le compte ayant créé la clinique est automatiquement désigné comme Gestionnaire
Ne donnez le rôle de Gestionnaire qu’aux personnes de confiance. Il offre un accès complet à toutes les options de la clinique, y compris la facturation, les droits et les invitations.
Impact sur les licences :
- Un Gestionnaire vétérinaire n’utilise qu’une licence vétérinaire
- Un Gestionnaire non vétérinaire consommera une licence vétérinaire supplémentaire
- On peut être uniquement Gestionnaire, ou cumuler avec un rôle métier (ASV, comptable, etc.)
Le rôle de Gestionnaire est spécifique à chaque clinique. Un même utilisateur peut être Gestionnaire dans une clinique, et simple assistant dans une autre.
3Décompte des licences
Les licences sont comptabilisées dynamiquement en fonction des utilisateurs actifs et des invitations en attente.
- Une invitation consomme une licence dès son envoi
- La licence est automatiquement restituée si l’invitation expire (72h) ou est annulée
- La révocation d’un utilisateur libère immédiatement la licence
La gestion des licences est instantanée. Vous pouvez ajouter ou retirer des personnes utilisant votre stock de licences à tout moment.
Suivi des licences et des utilisateurs
Facturation des ajustements
Lorsque vous augmentez votre quota de licences (ajout de vétérinaires, ASV ou autres), la facturation est immédiate et calculée au prorata du mois restant.
Si vous réduisez le quota, aucun remboursement n’est effectué.
Les licences désactivées restent disponibles jusqu’à la fin de la période en cours, puis le nouveau quota s’appliquera au renouvellement.
Les ajustements sont visibles dans votre espace de gestion des abonnements et reflétés dans les factures mensuelles.